Sygnaliści- Procedura dokonywania zgłoszeń

Podstawa Prawna

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz zarządzenie nr 19/24  Komendanta Straży Miejskiej Wrocławia.

Opis ogólny

Zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy informacji, w tym uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie
w Straży Miejskiej Wrocławia, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Termin załatwienia sprawy

Do trzech miesięcy.  Podmiot upoważniony potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia.

Formy zgłaszania/ poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Straży Miejskiej Wrocławia

1. Komendant uruchomił wewnętrzny kanał zgłoszeń, w postaci domeny sygnalista@smwroclaw.pl, którą obsługują pracownicy Zespołu ds. kontroli i skarg ,
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w  formie pisemnej albo ustnej do protokołu:

1. elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres sygnalistal@smwroclaw.pl;
2. pisemnie, drogą pocztową. W dwóch zamkniętych kopertach, pierwszej zewnętrznej opatrzonej klauzulą,.POUFNE - do rąk Komendanta" i w drugiej wewnętrznej opatrzonej klauzulą ,POUFNE - zgłoszenie wewnętrzne naruszenia prawa Straż Miejska Wrocławia" na adres: 50-421 Wrocław. ul. Na Grobli l4/16;
3. ustnie w godzinach 7:00-15:00, podczas bezpośredniego spotkania z osobą przyjmującą zgłoszenie i sporządzającą protokół;
4. telefonicznie w godzinach 7:00-15:00, za pomocą rejestrowanej lub nierejestrowanej linii telefonicznej pod numerem (71) 347 16 39.
3. Zgłoszenia niezawierające danych sygnalisty (anonimowe) nie będą rozpatrywane.
4. Sygnalista ma prawo wskazać w zgłoszeniu, by tożsamość jego osoby, nie została ujawniona żadnej osobie. która nie jest upoważnionym członkiem zespołu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych. Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia.
5. Ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej może nastąpić tylko na podstawie wyraźnie wyrażonej zgody w zgłoszeniu, poprzez wniesienie zapisu: „Wyrażam zgodę na ujawnianie mojej tożsamości w postępowaniu wyjaśniającym i podejmowaniu działań następczych". Brak takiej formuły w zgłoszeniu będzie traktowane jako brak zgody.

Treść zgłoszenia

W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia zaleca się, aby zgłoszenie zawierało, w szczególności:

1. nazwę jednostki organizacyjnej / osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2. przybliżony okres występowania naruszenia;
3. dane osobowe sygnalisty, w tym adres do kontaktu, celem przekazania informacji zwrotnej;
4. dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób. które mają lub mogą mieć z nim związek, które mają znaczenie dla rozpatrywania zgłoszenia;
5. wszystkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
6. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i innych osób wymienionych w zgłoszeniu przy jednoczesnym uniemożliwieniu uzyskania do nich dostępu, np. poprzez wykorzystanie  dedykowanego i prywatnego adresu e-mail sygnalisty, utworzonego specjalnie na ten cel.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty w Straży Miejskiej Wrocławia
 

• ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej Wrocławia  ul. Na Grobli 14/16, 50-421 Wrocław.

• INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w iod@strazmiejska.wroclaw.pl, nr tel. 71 370 02 50, ul. Na Grobli 14/16, 50-421 Wrocław. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

• CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Straż Miejską Wrocławia w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust.1 pkt c RODO Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

• KATEGORIE PODMIOTÓW, KTÓRYM DANE MOGĄ ZOSTAĆ UDOSTĘPNIONE 

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane organom publicznym, w szczególności organom wymiaru sprawiedliwości. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców, którym mogą być ujawnione Pan, Pani dane są podmioty uprawnione do obsługi doręczeń oraz podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych użytkowanych w straży.

• OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pani/Pana dane będą przetwarzane przez okres 5 lat od czasu zakończenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz przez okres prowadzonego postępowania przez właściwe organy (jeżeli takie postępowanie jest prowadzone).

• PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Posiada Pani/Pan prawo do: a) dostępu do danych osobowych, b) sprostowania danych osobowych, c) usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych, e) przenoszenia danych osobowych, f) sprzeciwu do przetwarzania danych osobowych.

Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

• PROFILOWANE

Przetwarzanie danych nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (profilowaniu).